Két eltérő tapasztalatomat osztom meg itt veletek. Időrendben az első történt később, a második pedig korábban. Mindkettőnek a hatékonyság a lényege, de a második esetbe már bekapcsolódik a delegálás előnye is. Megjegyzem, ez utóbbi esetben még nem tudatosan, hanem ösztönösen csináltam, de így majd 15 évvel később már tudom, hogy nagyon jól tettem.
Egyik munkahelyemen a kereskedelmi vezető többször is megjegyezte, hogy milyen gyorsan elvégzem a papírmunkát (4-5 óra). Az elődöm ugyanennyi feladattal legalább 2 napot foglalkozott. Pár pontban megmutatom miben áll a titkom:
- Minden nap rendezetten hagytam ott az asztalomat. A klaviatúra alatt a másnapi teendőimmel. Egyébként is rendszeretőnek tartom magam. Úgy gondolom, akinek rendben az élete, annak rendben van a környezete is.
- Reggel átnéztem az előző délután összeírt teendőket és fontossági sorrendbe tettem őket. Kezdve a legfontosabbal.
- Mindig a legnehezebb, legfajsúlyosabb dologgal kezdek, mert ezek a feladatok teszik ki a munkám azon 20%-át, melyek a lényeg 80%-át hozzák.
- Ilyenkor kapcsolok egy halk zenét, mely megemeli a munka-kedvemet és csak a feladatokra koncentrálok. Nem engedem, hogy bármi elvonja a figyelmem. Ilyenkor nem válaszolok levelekre és csak a legszükségesebb hívásokat veszem fel. Lépésről lépésre haladok.
- Pihenésképpen leülök egy kávéval vagy teával és megszellőztetem az agyamat. De ilyenkor szoktam a munkatársakkal is beszélgetni. Mindenkit arra biztatok, hogy ha érzi a fáradtságot a koncentrálást igénylő munka közben, pihenjen egy szusszanásnyi időt.
- Folytatásként jönnek a könnyebb, nem sürgős feladatok. Ezeket már lazábban tudom végezni.
- Napközben már gyűjtöm és írogatom a másnapi teendőket. Délután átgondolom az elvégzett munkákat és a maradékot felvezetem a következő napra. Azokat a teendőket, melyeket 3-4 napig tologatok, már nem szoktam elvégezni. Tipikusan ezek a nem fontos nem sürgős, elengedhető, időrabló feladatok.
Emlékszem, mikor egy hipermarket osztályvezetője voltam, mennyi konfliktusom volt az igazgatóval, mert az elsők között hagytam el az áruházat 17 óra 01 perckor, 11-12 óra munkaidő után. Az osztályom rendben volt, adminisztráció elvégezve, következő napi teendők előkészítve, kiosztva.
Az előzőekhez képest az volt a plusz a hatékonyság növeléséhez, hogy az alkalmazottaim elég motiváltak voltak az önálló munkához és több általuk is elvégezhető apró feladatot megtanítottam nekik. Amíg ők pl. címkézettséget vagy árakat ellenőriztek, addig én elintéztem a kellemetlen papírmunkát, vagy előkészítettem a következő akcióváltás anyagát. Kialakítottunk egy osztályos rutint, így tudták, hogy mit várok el tőlük, mikor mit kell megcsinálniuk, nekem pedig csak ellenőrizni kellett. Hogy megért-e? Persze, én foglalkozhattam fontosabb dolgokkal. És nem utolsó sorban az egyik srácot kiemelték osztályvezetővé.
Arra biztatok mindenkit, hogy tartson maga körül mindig rendet, legyen előrelátó, tervezzen előre (akár napot, hetet, hónapot). Minél előbb ess túl a fontos, nehéz, koncentráltságot igénylő teendőkön. A kellemetlen, „utálom” feladatokat végezd el gyorsan, így nem esel a halogatás csapdájába.
Ne engedd, hogy ilyenkor kizökkentsenek. Törődj magaddal munka közben is, pihenj, ha szükséged van feltöltődésre. Nézd meg tudsz-e delegálni egy feladatot. (Erről később.)
Egy kis segítség azoknak, akiknek nehezebben megy a fontossági sorrend felállítása. Alkalmazd az Eisenhover-mátrixot a feladatok besorolására: (Persze vedd figyelembe a határidőket is!)
Sürgős-fontos / Sürgős – de nem fontos / Fontos – de nem sürgős / Nem fontos – nem sürgős
