Az előzőekben láthattuk a delegálás előnyeit, hibáit. Ebben a cikkben sorra vesszük a delegálás legfontosabb lépéseit.
Ne feledjük, minél több időt szánunk a feladat elvégzésének részletes megtervezésére, annál gördülékenyebben, gyorsabban haladunk vele, annál kevesebb hiba üti fel a fejét (előrelátás). Ne spóroljuk le az erre szánt időt!
- Hogy eldönthessük mely feladatainkat lehet delegálni, először meg kell határoznunk azon kulcsfeladatainkat, melyeket mindenképp el kell végeznünk. Ez kb. 5-7 teendő.
- Azokat a feladatainkat adjuk ki, melyeket mi magunk a legjobban tudjuk elvégezni, illetve ha azt valamely kollégánk 70%-osan el tudja végezni. (Persze megtanítjuk neki, hogyan lehet 100%-osan elvégezni a feladatot!)
- Meghatározzuk magát a feladatot minden részletében. Leírjuk, előre vetítjük a várt végeredményt.
- Meghatározzuk az elvárt teljesítményt, annak paramétereit, mérési módszerét.
- Meghatározzuk a határidőket, a felhasználható erőforrásokat.
- Kiválasztjuk a feladathoz a megfelelő embert.
- Delegáljuk a feladatot.
- Részletesen átbeszéljük a feladat elvégzését, bevonjuk dolgozónkat a végrehajtás megtervezésébe.
- Felruházzuk döntési joggal, kezébe adjuk a felelősséget. Lehetőséget adunk a hibázásra, kreativitásra biztatjuk.
- Rendszeres időközönként ellenőrzünk, illetve beszámolót kérünk. Segítjük, támogatjuk a feladat elvégzését.
- Értékeljük az eredményt, visszajelzést adunk és levonjuk a tapasztalatokat.
- Dicsérünk, jutalmazunk a végén.
- Hozzáigazítjuk vezetési stílusunkat az alkalmazottunk kompetenciáihoz. (ld. vezetési stílusok, katt ide)
Milyen a helyes vezető hozzáállás delegálás esetén?
Megteremti a feladat elvégzéséhez szükséges munkakörülményeket, támogatja a dolgozót a végrehajtásban, hogy azoknak sikerélménye legyen.
Peter Drucker szavaival élve: „Egy teljes munkafolyamatot rábízunk a megfelelő személyre, utána hagyjuk neki, hogy a határidő és a költségvetés betartása mellett önállóan döntse le, hogyan kívánja végrehajtani a feladatot. Én nem mondom meg nekik hogyan csinálják, csak felteszem a megfelelő kérdéseket, melyeket megválaszolva ők maguk döntik el, milyen úton induljanak el.”
A jó vezető barátságos, biztosítja dolgozóját a belé vetett hitéről és támogatásáról. A vezető figyel arra, hogy ne visszavegye a feladatot, hanem támogassa annak elvégzését. Kérdésekkel rávezeti a dolgozót. Nem szórja rá folyamatosan újabbnál újabb ötleteit. Hagyja, hogy beosztottja a saját módszerével, önállóan végezze feladatát. Csak akkor kell jelentkeznie, ha elakadt a folyamat során. A jó vezető mindig elérhető, bármikor lehet tőle kérdezni. Türelmesen magyaráz. Elhárítja a feladat elvégzését akadályozó tényezőket. Tudja, mely vezetői eszközökkel motiválja, biztassa alkalmazottját (pl. értékelés, visszajelzés, kérdezés, körbesétálás munka közben, bevonás). Fejleszti embereit, hogy egyre nehezebb feladatokkal tudjanak megbirkózni. Folyamatosan terheli őket.
Figyelmeztetés! Legyünk mindig résen, soha ne hagyjuk a feladatot visszapasszolni! Előfordul, hogy beosztottunk elakad a feladat elvégzésében és megkér egy lépés megcsinálására és már vissza is adta a delegált feladatot. A delegálás lényege, hogy a vezető tudjon más fontos dolgokkal foglalkozni, a beosztott pedig fejlődjön a delegálás révén. Ezért elkerülhetjük ezt a helyzetet, ha kérdésekkel terelgetjük emberünket, nem pedig megcsináljuk helyette feladatát.
Később a motivációnál lesz még róla szó (katt ide), mennyire jótékony hatással van a munkavállalókra, ha bevonjuk őket a feladat végrehajtásának megtervezésébe, ha meghallgatjuk az ő ötleteiket is. Sokkal jobban magukénak fogják érezni a kapott feladatot, elkötelezettek , sokkal lelkesebbek lesznek. Hasonló hozománnyal számolhatunk, ha hagyjuk az önálló munkát, lehetőséget biztosítunk a hibázásra és ezáltal a fejlődésre, így növekszik az önbizalmuk, az önbecsülésük és az önértékelésük is.
Nincs annál demotiválóbb, ha nem tudjuk mit kell elvégeznünk, milyen elvárások vannak felénk és nem kapunk megfelelő visszajelzést teljesítményünkről.
